PDF, Word, Excel oder Markdown?

Von Impulse Apps · verantwortlich: Sherif Mahmoud · Inhalt geprüft am 29. Oktober 2026 · So entstehen unsere Anleitungen

Kurz beantwortet

Docsi exportiert Ergebnisse als PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV und Markdown. Nimm PDF zum Lesen, Drucken und Abgeben, Word zum Weiterschreiben, Excel für Tabellen mit Diagrammen, CSV für den Datenaustausch eines Blatts und Markdown für Notiz-Apps und Wikis. Alle Exporte entstehen lokal auf deinem Computer; Quellen und Seitenangaben bleiben in PDF, Word und Markdown erhalten.

Das Wichtigste in Kürze

PDF zum Lesen und Abgeben, Word zum Weiterschreiben, Excel zum Rechnen.
CSV enthält genau ein Blatt, Markdown ist reiner UTF-8-Text.
Docsi-PDFs haben eingebettete Schrift, Lesezeichen und Seitenzahlen.
Excel-Exporte enthalten native Diagramme und gespeicherte Ergebnisse statt Formeln.
Prüfe Titel, Metadaten und Quellenliste vor dem Weitergeben.

Das Format nach dem Zweck wählen

PDF eignet sich für eine feste Ansicht und zum Weitergeben. Word ist sinnvoll für Text, den du danach redaktionell bearbeiten willst. Excel bewahrt strukturierte Tabellen in einer Arbeitsmappe; CSV steht für ein ausgewähltes Tabellenblatt. Markdown eignet sich für einfachen Text mit Überschriften, Listen und Quellen.

Docsi setzt neue Dokumente in einer gemeinsamen Gestaltung. Diagramme können in Word und Excel als native Diagramme erscheinen; das macht eine Fremd-PDF nicht automatisch verlustfrei bearbeitbar.

Vor dem Weitergeben kontrollieren

Lies die Vorschau und prüfe Titel, Gliederung und Quellen.
Wähle das gewünschte Format und speichere eine eigene Datei.
Öffne die Datei im Zielprogramm. Prüfe breite Tabellen, Zeichen, Diagrammwerte und Seitenumbrüche.
Für Ausdrucke: sieh dir die Druckvorschau an. In Office-Programmen können Schrift und Darstellung voneinander abweichen.

Quellen und Originale behalten

Bewahre die Eingaben getrennt von der Ausgabe auf, damit du später Belege oder Zahlen nachlesen kannst. Benenne Ergebnisse nach Thema und Datum. Ein erfolgreiches Speichern bestätigt das Dateiformat, aber nicht die fachliche Richtigkeit des Inhalts.

Was die Docsi-PDF enthält

Docsi setzt PDFs mit einer eigenen Satz-Engine im A4-Format. Die Schrift Inter ist eingebettet, Überschriften bis zur dritten Ebene werden zu Lesezeichen, ab zwei Seiten steht unten „Titel · n / m“. Tabellen erhalten Spaltenbreiten nach Inhalt, Zahlen stehen rechtsbündig, der Tabellenkopf wiederholt sich auf jeder Seite, und sehr breite Tabellen kommen auf eigene Querformatseiten.

Links sind anklickbar, Quellenmarken stehen klein in Akzentfarbe, und am Ende folgt die nummerierte Quellenliste. Titel, Sprache und Datum stehen in den Metadaten der Datei. Zeichen, die die Schrift nicht kennt, zeichnet Docsi als kleine Symbole, damit der Export nie abbricht.

Was die Word-Datei enthält

Der Word-Export ist ein echtes DOCX-Dokument nach dem offenen Office-Open-XML-Standard: Überschriften mit Formatvorlagen, Absätze, verschachtelte Listen, Tabellen mit wiederholtem Kopf, Seitenumbrüche und Seitenzahlen. Die Schrift Inter ist eingebettet, sodass das Dokument auch auf Rechnern ohne Inter gleich aussieht.

Weil Word Inhalte selbst umbricht, kann die Seitenaufteilung von der PDF-Vorschau abweichen; der Inhalt ist derselbe. Nutze Word, wenn andere kommentieren oder Änderungen nachverfolgen sollen. Diagramme sind native Word-Diagramme und lassen sich dort anpassen.

Was die Excel-Datei enthält

Excel-Exporte enthalten echte Tabellenblätter mit Zahlen, Datumswerten und Texten sowie native Diagramme. Jedes Blatt druckt seitenbreit auf A4, bei Diagrammen oder breiten Tabellen im Querformat, mit wiederholter Kopfzeile und einer Fußzeile mit Blattname und Seitenzahl. Datenbalken setzt Docsi nur, wenn sich die Werte sichtbar unterscheiden.

Formeln reduziert der Export auf ihre gespeicherten Ergebnisse. So löst das Öffnen keine Neuberechnung und keine externe Verknüpfung aus, und die Zahlen bleiben genau die, die du geprüft hast. Brauchst du Formeln, setze sie danach in Excel neu.

CSV und Markdown richtig einsetzen

Eine CSV-Datei enthält genau ein Tabellenblatt als Text mit festem Trennzeichen. Sie eignet sich für den Import in Datenbanken, Statistikprogramme oder andere Tabellen, verliert aber Formatierungen, Diagramme und weitere Blätter. Achte beim Öffnen in Excel auf das Trennzeichen und die Zeichenkodierung UTF-8, damit Umlaute richtig erscheinen.

Markdown ist UTF-8-Text mit Titel, Überschriften, Listen, Tabellen und Quellen. Er lässt sich in Notiz-Apps, Wikis und Versionsverwaltung übernehmen und bleibt auch ohne spezielles Programm lesbar. Docsi hält sich an die verbreitete CommonMark-Syntax mit Tabellen im GitHub-Stil.

Vor dem Weitergeben: Metadaten und Barrierefreiheit

Exporte tragen Titel, Sprache und Datum in den Metadaten. Prüfe vor dem Versand, ob der Titel passt und keine internen Notizen im Dokument stehen. Quellenlisten nennen Dateinamen – benenne Dateien so, dass du die Namen auch Dritten zeigen kannst.

Eine klare Überschriftenstruktur und gesetzte Dokumentsprache helfen Screenreadern. Docsi beansprucht aber keine geprüfte Barrierefreiheit nach PDF/UA. Wenn eine Stelle barrierefreie PDFs verlangt, prüfe die Datei mit einem dafür vorgesehenen Werkzeug.

Drucken und Teilen am Bildschirm

Docsi-PDFs sind für A4 gesetzt und drucken ohne Anpassung sauber. Für den Bildschirm sind sie ebenfalls geeignet: Lesezeichen erleichtern die Navigation, Links sind anklickbar. Willst du ein Dokument auf dem Handy lesen, ist die PDF meist angenehmer als eine Word-Datei, deren Darstellung von der App abhängt.

Beim Teilen über Lernplattformen oder E-Mail prüfe die Dateigröße. Docsi-Exporte sind kompakt, weil die Schrift nur einmal eingebettet wird; große Dateien entstehen fast nur durch hochaufgelöste Bilder aus Quellen.

Ein Ablauf im Beispiel

Ein Beispiel: Aus einer Auswertung soll ein Bericht für die Teamleitung und eine Datentabelle für die Controllerin entstehen. Du lässt Docsi zuerst eine PDF erstellen, prüfst darin Kennzahlen und Quellenliste und bittest im selben Gespräch um dieselben Inhalte als Word-Datei, damit die Teamleitung kommentieren kann.

Für die Controllerin exportierst du die Ergebnistabelle als Excel-Datei mit nativem Diagramm. Drei Formate, ein Inhalt: Weil Docsi alle aus demselben Ergebnis setzt, stimmen die Zahlen überall überein. Du benennst die Dateien mit Datum und Empfängerrolle und legst sie gemeinsam mit der Ausgangstabelle ab.

Begriffe kurz erklärt

Satz: Das Anordnen von Text, Tabellen und Abbildungen auf Seiten. Docsi setzt PDFs mit einer eigenen Satz-Engine.
Eingebettete Schrift: Eine in der Datei enthaltene Schrift, damit das Dokument überall gleich aussieht.
Native Diagramme: Diagramme, die Word oder Excel als eigene Objekte erkennen und bearbeiten können.
Metadaten: Angaben über eine Datei wie Titel, Sprache und Datum, die nicht im sichtbaren Text stehen.
PDF/UA: Ein Standard für barrierefreie PDFs. Docsi beansprucht keine PDF/UA-Konformität.

Ein konkretes Beispiel

Für ein Teammeeting brauchst du einen lesbaren Bericht und eine Tabelle zur Weiterarbeit. Exportiere den Text als PDF oder Word und die Datentabelle als Excel, wenn die benötigten Spalten im Ergebnis vorhanden sind. Öffne beide Dateien in den Zielprogrammen. Prüfe besonders Seitenumbrüche, breite Tabellen, lange Links und die Quellenliste. Ein gutes Vorschaubild in Docsi bestätigt noch nicht, wie die Datei beim Empfänger dargestellt wird.

Auftrag für die Desktop-App

Passe Quelle und Umfang an und verwende den Text in Docsi. Die Website startet keine KI-Aufgabe.

Bereite den geprüften Bericht für die Weitergabe vor: klare Überschriften, kurze Absätze, eine Tabelle der Kennzahlen und eine Quellenliste. Ändere keine bestätigten Zahlen. Erstelle einen PDF-Bericht für Leser und eine Excel-Ausgabe der Tabelle für die Weiterarbeit. Kennzeichne offene Prüfpunkte deutlich und prüfe die Formatwahl anhand des tatsächlichen Inhalts.

Das Ergebnis prüfen

Der Empfänger kann das gewählte Format in seinem vorgesehenen Programm öffnen.
Quellen, Tabellenüberschriften und Einheiten bleiben im gespeicherten Export enthalten.
Dateiname und Ordner unterscheiden Entwurf, geprüfte Fassung und ältere Exporte.

Wenn etwas nicht passt

Beobachtung und nächster Schritt
Beobachtung	Nächster Schritt
Excel nicht angeboten	Das Ergebnis braucht mindestens eine Tabelle. Den Inhalt zuerst passend strukturieren.
Word anders als Vorschau	Im Zielprogramm prüfen und komplexe Tabellen vereinfachen, wenn Lesbarkeit leidet.
Quellen fehlen	Den Entwurf und seine Quellenbezüge prüfen; Exporte können fehlende Belege nicht nachträglich erzeugen.

Häufige Fragen

Warum sieht Word anders aus als die PDF?

Office-Programme setzen Seiten mit ihren eigenen Layoutregeln. Prüfe die Datei im Programm des Empfängers, wenn genaue Seitenumbrüche wichtig sind.

Kann CSV mehrere Blätter enthalten?

Nein. CSV enthält ein ausgewähltes Blatt. Verwende XLSX, wenn die Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter behalten soll.

Kann ich das Format nachträglich ändern?

Ja. Bitte Docsi im selben Gespräch um ein anderes Format; der Inhalt wird neu ausgegeben, ohne die Aufgabe zu wiederholen.

Welches Format ist für eine Hausarbeit am besten?

Zum Weiterschreiben Word, für die Abgabe PDF. Viele schreiben in Word weiter und exportieren am Ende selbst eine PDF.

Sind Exporte mit Wasserzeichen versehen?

Nein. Die Fußzeile nennt „Docsi · Titel“ und die Seitenzahl, ein Wasserzeichen gibt es nicht.

Lassen sich Exporte in Google Docs öffnen?

Ja. Word- und Excel-Dateien lassen sich in Google Docs und Google Tabellen importieren; einzelne Formatierungen können dabei abweichen.

Quellen und weiterführende Informationen

Die Angaben zu Docsi beruhen auf der Produktdokumentation von Impulse Apps. Diese Primärquellen erklären die zugrunde liegenden Formate, Standards und Methoden.

ECMA-376: Office Open XMLDer Standard hinter Word- und Excel-Dateien.
Library of Congress: PDF FamilyBeschreibung des PDF-Formats und seiner Versionen.
GitHub Flavored Markdown SpecMarkdown-Spezifikation mit Tabellen, an der sich Docsis Export orientiert.