Tabellen auswerten und Ergebnisse erklären

Das Wichtigste in Kürze

• Docsi rechnet Kennzahlen exakt aus den Zellen, die KI erklärt nur.
• Prüfe Spalten, Einheiten und Zeilenanzahl vor der Auswertung.
• Der Median ist bei Ausreißern oft aussagekräftiger als der Mittelwert.
• Prozentwerte brauchen eine klar genannte Bezugsgröße.
• Trenne im Bericht Datenbasis, Kennzahlen und Interpretation.

Die Datenbasis prüfen

Importiere möglichst XLSX oder CSV statt eines Tabellenfotos. Prüfe Blattnamen, Spaltenüberschriften und Datentypen. Nummern mit führenden Nullen können Kennungen sein; Text und Datumswerte sollten nicht als Messzahlen behandelt werden.

Formelzellen brauchen besondere Aufmerksamkeit: vorhandene gespeicherte Ergebnisse können veraltet sein. Docsi ersetzt keine Tabellenkalkulation mit vollständiger Formelneuberechnung.

Eine konkrete Auswertung anfordern

1. Nenne Blatt, Spalte und Zeitraum. Erkläre, welche Zeilen einbezogen werden sollen.
2. Fordere passende Kennzahlen: Anzahl, Summe, Mittelwert, Minimum oder Maximum.
3. Für Gruppenvergleiche nenne die Gruppenspalte, etwa Monat oder Kategorie, und die Zahlenreihe.
4. Vergleiche Stichproben mit der Quelldatei und prüfe die Einheiten im Bericht und im Diagramm.

Zahlen und Interpretation trennen

Ein Diagramm sollte einen echten Vergleich oder Verlauf zeigen. Bitte um beschriftete Achsen und eine Erklärung fehlender Werte. Eine rechnerisch richtige Summe ist noch keine belastbare Ursache oder Prognose; lass Vermutungen als solche benennen.

Für verbindliche finanzielle Berechnungen kontrolliere Rundung und Dezimalpräzision im dafür vorgesehenen Programm. Die Tabellenwerkzeuge arbeiten nicht als spezialisierte Finanzrechenengine.

Was Docsi exakt rechnet

Für Tabellen hat Docsi ein eigenes Werkzeug, das die KI aufruft, statt Zahlen selbst zu schätzen. Es beschreibt jede Spalte mit Typ, Anzahl, Summe, Mittelwert, Median, Minimum und Maximum, fasst Werte je Gruppe zusammen und gibt gefilterte oder sortierte Zeilen aus. Ein zweites Werkzeug rechnet einzelne Ausdrücke exakt und versteht Dezimalkommas wie „12,4“ und Tausenderpunkte wie „1.234,56“.

Text, Datumswerte und Wahrheitswerte deutet Docsi nicht als Zahlen um. Formelzellen zählt er standardmäßig nicht mit, weil ihr gespeichertes Ergebnis veraltet sein kann; wird ein gespeicherter Wert doch verwendet, weist Docsi darauf hin. So bleibt nachvollziehbar, auf welchen Zellen eine Kennzahl beruht.

Mittelwert oder Median?

Der Mittelwert ist die Summe geteilt durch die Anzahl; schon ein einzelner Ausreißer verschiebt ihn stark. Der Median ist der mittlere Wert der sortierten Reihe und bleibt bei Ausreißern stabil. Bei Einkommen, Bearbeitungszeiten oder Preisen beschreibt der Median das „typische“ Ergebnis deshalb oft besser.

Bitte Docsi, beide Werte anzugeben, wenn du unsicher bist, und zusätzlich Minimum und Maximum. Liegen Mittelwert und Median weit auseinander, lohnt ein Blick auf die größten Werte: Oft steckt ein Tippfehler, eine andere Einheit oder ein Sonderfall dahinter, der gesondert erklärt werden sollte.

Anteile und Gruppen sauber vergleichen

Ein Anteil braucht immer eine klare Bezugsgröße: „30 % der Bestellungen“ ist etwas anderes als „30 % des Umsatzes“. Nenne im Auftrag, worauf sich Prozentwerte beziehen sollen. Bei Gruppenvergleichen prüfe, ob die Summe aller Gruppen wieder die Gesamtsumme ergibt; sonst fehlen Zeilen oder eine Gruppe ist leer.

Unterschiedlich große Gruppen lassen sich schlecht über absolute Zahlen vergleichen. Bitte dann um Werte je Einheit – etwa Umsatz je Filiale oder Fehler je 1.000 Stück. Vermeide Schlüsse auf Ursachen: Eine Tabelle zeigt Zusammenhänge in deinen Daten, aber nicht, warum sie bestehen.

Wie groß darf eine Tabelle sein?

Docsi liest Excel-Mappen mit bis zu 50 Blättern, je 10.000 Zeilen und 100 Spalten und insgesamt 200.000 Zellen. Zum Vergleich: Excel selbst erlaubt über eine Million Zeilen je Blatt und rechnet mit 15 Stellen Genauigkeit. Sehr große Exporte filterst oder kürzt du deshalb vorher auf den Zeitraum und die Spalten, die deine Frage betreffen.

Makros, externe Verknüpfungen und eingebettete Programme lehnt Docsi ab. Hyperlinks in Zellen werden nur als Beschriftung gelesen. Wenn eine Mappe deshalb nicht geladen wird, speichere eine Kopie ohne Makros als normale XLSX-Datei.

Vom Ergebnis zum Bericht

Ein guter Auswertungsbericht trennt drei Ebenen: die verwendeten Daten (Datei, Blatt, Zeitraum, Zeilenanzahl), die berechneten Kennzahlen und die Interpretation. Bitte Docsi ausdrücklich um diese Gliederung. Dann kann jede Leserin nachvollziehen, welche Aussage eine Rechnung ist und welche eine Einschätzung.

Als Excel-Datei bekommst du die Ergebnistabelle mit nativen Diagrammen, die sich in Excel weiterbearbeiten lassen; als Word- oder PDF-Bericht dieselben Zahlen mit Text. Bewahre die Ausgangsdatei zusammen mit dem Bericht auf, damit du die Rechnung später wiederholen kannst.

Datenqualität vor der Auswertung

Die häufigsten Fehler entstehen vor der Rechnung: doppelte Zeilen, uneinheitliche Schreibweisen („Berlin“, „berlin“, „Berlin “), Zahlen als Text und Zwischensummen mitten in der Tabelle. Bitte Docsi zuerst um eine Beschreibung der Spalten mit Anzahl der Werte und Typen; Auffälligkeiten zeigen sich dort sofort.

Korrigiere solche Punkte in der Ausgangsdatei oder lass Docsi eine bereinigte Kopie als Excel ausgeben und prüfe sie, bevor du rechnest. Notiere, was du geändert hast, damit die Auswertung später nachvollziehbar bleibt.

Ein Ablauf im Beispiel

Ein Beispiel: Du hast eine Excel-Liste mit 2.400 Bestellungen eines Jahres und willst wissen, wie sich der Umsatz je Quartal und Region entwickelt hat. Du bittest Docsi zuerst um eine Spaltenbeschreibung. Dabei fällt auf, dass die Spalte „Betrag“ 2.396 Zahlen und vier Texteinträge enthält – Zeilen, in denen „n. v.“ steht.

Du entscheidest, diese vier Zeilen auszuschließen, und sagst Docsi das ausdrücklich. Er rechnet dann die Summen je Quartal und Region exakt, setzt ein Balkendiagramm und schreibt drei Sätze zur Einordnung, getrennt von den Zahlen. Eine Summe prüfst du mit einem Filter in Excel nach; sie stimmt, und der Bericht kann raus.

Begriffe kurz erklärt

Mittelwert

Summe aller Werte geteilt durch ihre Anzahl. Empfindlich gegenüber Ausreißern.

Median

Der mittlere Wert einer sortierten Reihe. Robust gegenüber Ausreißern.

Gruppierung

Zusammenfassen von Zeilen nach einem Merkmal, etwa Summe je Region.

Bezugsgröße

Die Gesamtmenge, auf die sich ein Prozentwert bezieht.

Formelzelle

Eine Zelle mit Formel. Docsi zählt sie standardmäßig nicht mit, weil ihr gespeichertes Ergebnis veraltet sein kann.