Lokale Entwürfe und Aufbewahrung bewusst organisieren

Das Wichtigste in Kürze

• Originale, Arbeitsbestand und Exporte sind drei getrennte Bestände.
• Docsi verändert Originale nie und synchronisiert keinen Verlauf.
• Sichere finale Exporte mit der Systemsicherung und einer zweiten Kopie.
• Lösche Entwürfe, die du nicht mehr brauchst, nach Projektende.
• Personenbezogene Daten bewahrst du nur so lange auf wie nötig.

Drei Bestände getrennt überblicken

Lokale Quellen und Entwürfe liegen im Arbeitsbestand der App. Exporte liegen in den von dir gewählten Dateien und Ordnern. Cloud-Dokumente sind eine eigene, bewusst verwendete Funktion. Eine Änderung der lokalen Aufbewahrung ist keine umfassende Löschanweisung für jeden dieser Bestände.

Die Aufbewahrung bietet „bis ich selbst lösche“ sowie 7, 30 und 90 Tage. Prüfe den Geltungsbereich der jeweiligen Einstellung und sichere wichtige fertige Ausgaben, bevor du eine kürzere Frist wählst.

Einen nachvollziehbaren Arbeitsbestand aufbauen

1. Speichere freigegebene Exporte in einem benannten Projektordner.
2. Kennzeichne Datum und Fassung in Dateinamen.
3. Prüfe lokale und Cloud-Aufbewahrung jeweils separat in den Einstellungen.
4. Lösche oder verkürze Fristen erst nach Kontrolle der benötigten Bestände.

Quellenprüfung braucht weiterhin das Original

Wenn lokale Quellen entfernt werden, kann eine spätere Quellenprüfung in der App begrenzt sein. Bewahre Originaldateien nach deinem eigenen Bedarf auf. Ein exportierter Bericht mit Quellenliste ist hilfreich, aber kein vollständiges Archiv aller eingelesenen Quelltexte.

Vor einer kürzeren Frist den Bedarf prüfen

Prüfe nicht nur aktuelle Projekte, sondern auch ältere Entwürfe, die noch als Vorlage oder Vergleich dienen. Eine kürzere Aufbewahrungsfrist kann bereits ältere Inhalte betreffen. Sichere benötigte Ausgaben vor der Änderung und prüfe, ob die Originalquellen außerhalb der App vorhanden sind. Wähle Fristen anhand deines eigenen Arbeitsablaufs. Die Einstellung ist keine Zusage, dass jede Datei auf dem Computer oder in einem externen Speicher automatisch dieselbe Frist erhält.

Für Cloud-Dokumente prüfst du Anmeldung, angezeigten Bestand und die eigene Cloud-Einstellung. Ein abgemeldetes Konto bedeutet nicht automatisch, dass vorhandene Cloud-Inhalte gelöscht wurden. Für lokale Entwürfe ist die lokale Einstellung maßgeblich. Für exportierte Dateien entscheidest du in deinen Ordnern. Diese getrennte Bestandsprüfung verhindert sowohl versehentlichen Verlust wichtiger Arbeit als auch die falsche Annahme, private Kopien seien schon überall entfernt.

Wo Docsi was ablegt

Originaldateien bleiben, wo sie sind; Docsi liest sie und merkt sich ihre Prüfsumme, verändert sie aber nie. Quellen, Gespräche und Ergebnisse liegen im lokalen Arbeitsbestand der App auf deinem Computer. Exporte – PDF, Word, Excel, CSV oder Markdown – speicherst du selbst in einem Ordner deiner Wahl.

Docsi hat kein Benutzerkonto und synchronisiert seinen Verlauf nicht zwischen Geräten. Wechselst du den Computer, nimm wichtige Ergebnisse deshalb als exportierte Dateien mit.

Wichtige Ergebnisse sichern

Exporte sind normale Dateien und werden von deiner Systemsicherung erfasst, wenn sie in einem gesicherten Ordner liegen. Unter Windows bietet die Windows-Sicherung oder der Dateiversionsverlauf diese Funktion, auf dem Mac Time Machine. Prüfe einmal, ob dein Projektordner tatsächlich enthalten ist.

Für Abschlussarbeiten oder Projekte mit Abgabefrist lohnt eine zweite Kopie an einem anderen Ort, etwa auf einem externen Laufwerk. Bewahre dort auch die Originalquellen auf, auf die sich Quellenmarken beziehen, damit du Aussagen später nachprüfen kannst.

Den Arbeitsbestand aufräumen

Lösche Entwürfe und Gespräche, die du nicht mehr brauchst, regelmäßig, etwa nach Abschluss eines Projekts. Behalte das finale Ergebnis als Export und die Originale, die es belegen. Zwischenstände mit Fehlern oder veralteten Quellen führen sonst später leicht zu Verwechslungen.

Benenne finale Exporte eindeutig, etwa mit Datum und dem Zusatz „final“ nur einmal. Eine kurze Textdatei im Projektordner mit den verwendeten Quellen und dem Datum der Prüfung hilft dir, auch nach Monaten nachzuvollziehen, wie ein Ergebnis entstanden ist.

Personenbezogene Daten nicht länger als nötig behalten

Enthalten Quellen oder Ergebnisse Daten anderer Personen, etwa Namen in Protokollen oder Bewerbungen, gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der Datenschutz-Grundverordnung: Daten sollen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.

Lege deshalb bei solchen Projekten fest, wann du Entwürfe und Exporte löschst. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Rechnungen, gehen vor; dafür bewahrst du die Originale in deinem dafür vorgesehenen System auf, nicht im Docsi-Arbeitsbestand.

Ergebnisse weitergeben und archivieren

Gibst du ein Ergebnis weiter, entscheide bewusst über das Format: PDF für einen festen Stand, Word für gemeinsames Weiterarbeiten. Für eine Langzeitarchivierung mit strengen Vorgaben kann eine Umwandlung der finalen PDF in PDF/A mit einem dafür ausgelegten Programm nötig sein.

Prüfe vor dem Archivieren, ob Quellenlisten interne Dateinamen oder persönliche Angaben enthalten, die nicht dauerhaft gespeichert werden sollen. Ein bereinigter Export ist für das Archiv oft die bessere Wahl.

Ein Ablauf im Beispiel

Ein Beispiel: Deine Bachelorarbeit ist abgegeben. Im Docsi-Verlauf liegen 40 Gespräche mit Entwürfen, im Projektordner die finale Arbeit, zwölf Quellen-PDFs und mehrere Zwischenexporte. Du behältst die finale PDF, die Word-Fassung und alle Quellen, die im Literaturverzeichnis stehen, und kopierst sie auf ein externes Laufwerk.

Die Zwischenexporte und Entwürfe mit Interview-Notizen, die Namen von Befragten enthalten, löschst du, wie mit deiner Betreuung vereinbart. Eine kurze Textdatei im Ordner hält fest, welche Dateien du warum behalten hast. Ein Jahr später findest du alles Nötige wieder, ohne alte Entwürfe zu verwechseln.

Checkliste vor dem Weitergeben

Am Ende eines Projekts hilft diese kurze Liste, nichts Wichtiges zu verlieren und nichts Unnötiges aufzubewahren.

1. Finale Exporte und benötigte Originale liegen in einem gesicherten Ordner.
2. Eine zweite Kopie liegt an einem anderen Ort.
3. Entwürfe mit personenbezogenen Daten sind gelöscht.
4. Eine kurze Notiz hält fest, was du behalten hast und warum.

Begriffe kurz erklärt

Original

Die ursprüngliche Datei, die Docsi nur liest und nie verändert.

Entwurf

Ein Zwischenstand eines Ergebnisses im lokalen Arbeitsbestand der App.

Export

Eine von dir gespeicherte Datei im Format PDF, Word, Excel, CSV oder Markdown.

Sicherungskopie

Eine zusätzliche Kopie an einem anderen Ort, etwa per Time Machine oder Windows-Sicherung.

Speicherbegrenzung

DSGVO-Grundsatz: personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie der Zweck es erfordert.