Kurz beantwortet
Docsi überträgt Belege aus PDFs, Scans oder Fotos in eine Tabelle mit festen Spalten wie Datum, Händler, Netto, Steuersatz, Steuer, Brutto und Währung – jede Zeile mit Quellenverweis. Beginne mit wenigen Belegen, prüfe jede Zeile am Original und vergleiche die Summe mit einer eigenen Kontrollrechnung. Die Tabelle ist eine Arbeitsgrundlage, keine geprüfte Buchhaltung.
Das Wichtigste in Kürze
- Lege die Spalten vor der Verarbeitung fest und beginne mit wenigen Belegen.
- Jede Zeile trägt einen Verweis auf Datei und Seite.
- Summiere nie verschiedene Währungen oder Steuersätze zusammen.
- Prüfe Beträge und Kommastellen am Original, besonders bei Kassenbons.
- Die Tabelle ist eine Arbeitsgrundlage, keine geprüfte Buchhaltung.
Spalten vor der Verarbeitung festlegen
Lege die benötigten Felder fest: Dateiname, Belegnummer, Datum, Währung, netto, Steuer, brutto und Prüfhinweis. Nicht jeder Beleg enthält alle Angaben. Nutze leere Felder oder sichtbare Unklarheitsmarkierungen anstelle geschätzter Werte.
Bei gescannten PDFs wird Text im Aufgabenablauf automatisch lokal erkannt. Prüfe Beträge und Kennungen am Bild; die zuverlässige Erkennung langer Fließtexte beweist keine korrekte kleine Ziffer.
Mit einer kleinen Probe beginnen
- Füge zuerst wenige repräsentative Belege hinzu.
- Fordere eine Zeile je Beleg mit Quelle und unsicheren Feldern an.
- Vergleiche alle Beträge der Probe mit den Originalen.
- Nutze erst nach der Schema-Prüfung einen größeren, eingegrenzten Bestand.
Summen sind eine zusätzliche Kontrolle
Eine korrekte Summe schließt vertauschte Einzelbeträge nicht aus. Prüfe deshalb sowohl Zeilenwerte als auch Summen. Währungen werden getrennt gehalten; eine Umrechnung braucht eine ausdrücklich festgelegte Grundlage.
Eine Belegprobe mit klaren Grenzen
Beginne nicht nur mit den saubersten Belegen. Eine sinnvolle Probe enthält einen gut lesbaren digitalen Beleg, einen Scan und einen Fall mit fehlender Angabe. So prüfst du, ob die Tabelle Unklarheiten tatsächlich sichtbar hält. Bei mehreren Seiten je Rechnung braucht jede Zeile einen eindeutigen Belegbezug; die zweite Seite ist nicht automatisch eine zweite Rechnung. Wenn ein Dokument eine Korrektur oder Gutschrift ist, benenne die Art, statt sie als normalen positiven Betrag einzusortieren.
Prüfe im Excel-Export nicht nur die Summe, sondern auch die Zeilenanzahl, Währungen und die Kennungen. Ein Beleg kann doppelt importiert worden sein, auch wenn sein Dateiname anders lautet. Ein Datum kann das Rechnungsdatum oder ein Leistungszeitraum sein; wähle die gewünschte Bedeutung ausdrücklich. Diese Übersicht unterstützt deine eigene Prüfung. Sie nimmt keine Buchung vor und bestätigt keine steuerliche Richtigkeit.
Was eine Rechnung enthalten muss
In Deutschland legt § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes die Pflichtangaben fest: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Regeln.
Diese Angaben eignen sich gut als Spalten für deine Tabelle. Bitte Docsi, fehlende Pflichtangaben je Beleg in einer eigenen Spalte zu vermerken. So erkennst du schnell, welche Rechnung unvollständig ist – die rechtliche Bewertung bleibt aber bei dir oder deiner Steuerberatung.
Ein bewährter Spaltensatz
Für die meisten Zwecke reichen diese Spalten: Belegnummer, Datum im Format Jahr-Monat-Tag, Händler, Beschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Währung als dreistelliger Code (EUR, USD, CHF), Kategorie und Quelle mit Datei und Seite. Gib die Spalten im Auftrag in genau dieser Reihenfolge vor.
Die dreistelligen Währungscodes stammen aus der Norm ISO 4217 und verhindern Verwechslungen etwa zwischen verschiedenen Dollar-Währungen. Beträge sollten als Zahlen ohne Währungszeichen in der Zelle stehen, damit Excel mit ihnen rechnen kann.
Kassenbons und Fotos
Kassenbons auf Thermopapier verblassen und knicken; fotografiere sie früh, gerade und bei gutem Licht. Docsi liest Fotos lokal per Texterkennung. Prüfe danach besonders Beträge, Kommastellen und Datumsangaben, denn auf Bons sind Ziffern oft klein und eng gedruckt.
Bewahre die Originale oder ordnungsgemäße Kopien so lange auf, wie es für deine Zwecke vorgeschrieben ist. Die Docsi-Tabelle ersetzt keinen Beleg, sondern macht ihn nur leichter auswertbar.
Steuersätze und Währungen sauber trennen
In Deutschland gelten derzeit 19 Prozent als Regelsatz und 7 Prozent als ermäßigter Satz der Umsatzsteuer; eine Rechnung kann beide enthalten. Lass Docsi für jeden Steuersatz eine eigene Zeile oder eigene Spalten anlegen, statt Steuerbeträge zusammenzufassen. Nur so lassen sich die Summen je Satz später kontrollieren.
Beträge in verschiedenen Währungen summierst du nie direkt. Bitte Docsi um getrennte Summen je Währung. Eine Umrechnung braucht einen Kurs mit Datum und Quelle; diesen legst du selbst fest und notierst ihn in der Tabelle.
Die Tabelle weitergeben
Als Excel-Datei kann deine Steuerberatung die Tabelle direkt weiterbearbeiten; als CSV lässt sie sich in viele Buchhaltungsprogramme importieren. Prüfe vorher, welches Trennzeichen und welches Datumsformat das Zielprogramm erwartet.
Docsi ist keine zertifizierte Buchhaltungssoftware und beansprucht keine Ordnungsmäßigkeit nach steuerlichen Vorgaben. Die Tabelle hilft dir beim Sortieren und Prüfen; verbindlich bleiben die Originalbelege und die Buchführung in einem dafür vorgesehenen System.
Ein Ablauf im Beispiel
Ein Beispiel: Für deine Steuererklärung hast du 24 Belege als PDF und Foto gesammelt. Du beginnst mit fünf davon und gibst Docsi die Spalten vor: Belegnummer, Datum, Händler, Netto, Steuersatz, Steuer, Brutto, Währung, Kategorie, Quelle. Docsi liefert fünf Zeilen, die du am Original prüfst; bei einem Kassenbon ist ein Komma verrutscht, du korrigierst es.
Danach verarbeitest du die übrigen 19 Belege in zwei Paketen. Zum Schluss bittest du um Summen je Kategorie und Steuersatz und vergleichst die Gesamtsumme mit einer schnellen Rechnung im Taschenrechner. Die Excel-Datei geht an deine Steuerberatung, die Originalbelege bewahrst du wie vorgeschrieben auf.
Checkliste vor dem Weitergeben
Bevor die Tabelle an deine Steuerberatung oder in die Buchhaltung geht, prüfe diese Punkte. Ein Fehler fällt hier schneller auf als später im Abschluss.
- Die Zahl der Zeilen entspricht der Zahl der Belege.
- Netto plus Steuer ergibt in jeder Zeile den Bruttobetrag.
- Summen sind getrennt nach Währung und Steuersatz ausgewiesen.
- Fehlende Pflichtangaben sind je Beleg vermerkt.
Begriffe kurz erklärt
- Beleg
- Ein Nachweis über einen Geschäftsvorfall, etwa Rechnung, Quittung oder Kassenbon.
- Netto und Brutto
- Netto ist der Betrag ohne Umsatzsteuer, brutto der Betrag einschließlich Umsatzsteuer.
- Umsatzsteuer
- Die Steuer auf Lieferungen und Leistungen, in Deutschland regulär 19 und ermäßigt 7 Prozent.
- Kleinbetragsrechnung
- Eine Rechnung bis 250 Euro, für die vereinfachte Pflichtangaben gelten.
- ISO-4217-Code
- Der dreistellige Währungscode, etwa EUR, USD oder CHF.
Ein konkretes Beispiel
Zwei Belege zeigen 12,80 EUR und 128,00 EUR. Schon ein falsch gesetztes Dezimalzeichen verändert die Übersicht erheblich. Füge die Seitenangabe hinzu und markiere die verdächtige Zeile, bevor du summierst. Bei identischen Rechnungsnummern prüfe, ob es eine Kopie, eine Korrektur oder ein tatsächlich anderer Beleg ist.
Passe Quelle und Umfang an und verwende den Text in Docsi. Die Website startet keine KI-Aufgabe.
Das Ergebnis prüfen
Wenn etwas nicht passt
| Beobachtung | Nächster Schritt |
|---|---|
| Betrag um Faktor zehn falsch | Dezimalzeichen und OCR-Bild prüfen, nicht nur die Tabellenformatierung. |
| Mehrere Belege in einer Zeile | Eine Zeile je Beleg und einen eindeutigen Quellenbezug verlangen. |
| Gemischte Währungen summiert | Getrennte Summen fordern und jede Umrechnung ausdrücklich definieren. |
Häufige Fragen
Kann ich die Tabelle direkt als geprüfte Buchhaltung verwenden?
Die Tabelle ist eine Arbeitsgrundlage. Kontrolliere Beträge, Währungen, Datumsangaben und Belegnummern am Original; dieser Ablauf prüft weder steuerliche Anforderungen noch Buchungsregeln.
Wie behandle ich einen kaum lesbaren Betrag?
Lass das Feld als unsicher markieren und ergänze die Zahl erst nach eigener Kontrolle. Stelle bei Bedarf einen schärferen Scan bereit und beschränke die nächste Aufgabe auf den betroffenen Beleg.
Wie viele Belege kann ich auf einmal verarbeiten?
Beginne mit fünf bis zehn. Wenn die Zeilen stimmen, verarbeite weitere Belege in überschaubaren Paketen.
Kann Docsi Belege automatisch kategorisieren?
Ja, nach Kategorien, die du vorgibst. Prüfe die Zuordnung, denn ein Händlername allein verrät nicht immer den Zweck.
Was mache ich mit Belegen in Fremdsprachen?
Englische Belege liest die Texterkennung gut, andere Sprachen mit lateinischer Schrift teilweise. Prüfe solche Zeilen besonders genau.
Erkennt Docsi doppelte Belege?
Bitte ausdrücklich darum, etwa über gleiche Belegnummer, Datum und Betrag. Prüfe gemeldete Dubletten selbst.
Quellen und weiterführende Informationen
Die Angaben zu Docsi beruhen auf der Produktdokumentation von Impulse Apps. Diese Primärquellen erklären die zugrunde liegenden Formate, Standards und Methoden.
- § 14 UStG: Ausstellung von RechnungenDie Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland.
- Your Europe: Rechnungsregeln in der EUÜberblick der EU über Mehrwertsteuer-Rechnungen.
- SIX: ISO 4217 WährungscodesDie Pflegestelle der ISO-4217-Währungscodes.